Sistem Pengurusan, Penjejakan & Pengesahan Kertas Kerja Digital
Sistem e-Track Kertas Kerja POLIMAS ialah platform berpusat digital yang dibangunkan khusus untuk memudahkan, mempercepatkan, dan menjejak aliran permohonan kertas kerja program aktiviti pelajar dan staf di Politeknik Sultan Abdul Halim Mu'adzam Shah. Sistem ini menggantikan pemprosesan manual fizikal dengan aliran kerja telus, tepat pada masanya (*real-time*), dan berintegriti tinggi.
Pemohon dan pengurusan boleh mengetahui kedudukan terkini kertas kerja (di ULPL, Unit Kewangan, atau Pengarah) tanpa perlu menelefon atau ke kaunter.
Enjin SLA pintar mengira tempoh masa pemprosesan bagi setiap peringkat dengan amaran visual warna untuk memastikan tiada kertas kerja tersangkut lama.
Setiap permohonan disertakan Slip Jejak A4 ber-kod QR unik yang boleh dicetak dan dilekatkan pada fail fizikal untuk imbasan semakan pantas di mana-mana.
Sistem menguatkuasakan kawalan akses berasaskan peranan (*Role-Based Access Control*) bagi memelihara kerahsiaan minit kelulusan dan pembahagian tugas yang jelas:
| Modul / Tindakan | Pemohon | ULPL | Kewangan | Pengarah / PKA | Pentadbir |
|---|---|---|---|---|---|
| Hantar Kertas Kerja Baru | Ya | Tidak | Tidak | Tidak | Ya |
| Semakan Format & Kelayakan | Lihat | Tindakan | Lihat | Lihat | Ya |
| Semakan Bajet & Peruntukan | Lihat | Lihat | Syor Bajet | Lihat | Ya |
| Pengesahan Akhir Kelulusan | Lihat | Lihat | Lihat | Kelulusan | Ya |
| Arahan Minit Pindaan | Terima | Boleh | Boleh | Boleh | Ya |
| Muat Naik Versi Pindaan (V2+) | Pemohon | Tidak | Tidak | Tidak | Ya |
| Laporan Analitik & Eksport | Jabatan | Semua | Semua | Semua | Penuh |
Setiap kertas kerja yang dihantar melalui kitaran semakan berstruktur 5 peringkat berikut:
Pemohon mengisi maklumat program, tarikh mula/tamat, anggaran bajet, dan memuat naik dokumen PDF rasmi. Sistem menjana Nombor Sistem Unik (cth: KK-20260830-001) beserta Kod QR Slip Fizikal secara automatik. Notifikasi Telegram dihantar serta-merta kepada pegawai bertugas.
Pegawai ULPL menyemak format kertas kerja, kesesuaian tarikh pelaksanaan, dan pematuhan SOP. Pegawai boleh membuat tindakan "Sokong & Majukan ke Unit Kewangan" atau meminta "Pindaan Diperlukan" berserta minit ulasan pembetulan.
Pegawai Kewangan menyemak baki vote peruntukan bajet yang relevan, memasukkan amaun syor bajet yang diperakui, dan memajukan dokumen ke peringkat Pengarah bagi pertimbangan kelulusan rasmi.
Pengarah membuat pertimbangan eksekutif sama ada DILULUSKAN (dengan amaun bajet rasmi diluluskan), DITOLAK, atau PINDAAN. Keputusan direkodkan secara kekal ke dalam Jejak Audit (*Audit Trail*).
Jabatan pemohon mengesahkan penerimaan keputusan pengarah. Fail kertas kerja kini berstatus Proses Selesai dan sedia untuk pelaksanaan program aktiviti.
Sekiranya mana-mana peringkat (ULPL, Kewangan, atau Pengarah) meminta pindaan, status bertukar kepada Pindaan - [Nama Unit]. Pemohon akan menerima notifikasi, menyemak catatan minit pembetulan, dan memuat naik dokumen versi baharu melalui butang "Hantar Versi Pindaan". Sistem melabelkan dokumen secara automatik sebagai V2 (Pindaan) dan mengarkibkan fail asal tanpa menghapuskannya.
Semakan ULPL, Semakan Unit Kewangan, atau Pengesahan Pengarah.Bagi memudahkan pengecaman visual secara pantas tanpa perlu membaca teks panjang, sistem menggunakan sistem kod warna piawai POLIMAS:
Walaupun e-Track beroperasi secara digital sepenuhnya, sesetengah permohonan masih memerlukan fail fizikal dibawa ke bilik mesyuarat atau unit pentadbiran. Untuk menjamin kesinambungan ini:
semak_awam.php tanpa perlu log masuk.
Modul Laporan (laporan.php) membekalkan analisis eksekutif prestasi aktiviti dan bajet mengikut sukuan tahunan dan jabatan:
Memaparkan visual tren permohonan sepanjang sukuan tahun bagi memantau kadar produktiviti penganjuran aktiviti institusi.
Klik mana-mana angka dalam jadual (cth: klik angka 3) untuk membuka tetingkap pop-up pantas tanpa meninggalkan skrin laporan. Tekan Esc atau Tutup bila selesai.
Muat turun data ke lembaran fail dengan penamaan standard mengikut format rasmi e-Track: namafile_yymmdd_hhmm.type (cth: laporan_prestasi_jabatan_260831_1430.csv atau senarai_kertas_kerja_260831_1430.csv).
Sistem e-Track dilengkapi dengan modul pintar berkuasa AI (AI Assistant di pautan ai_assistant.php) yang direka khas untuk membantu warga kerja POLIMAS merangka dokumen institusi berkualiti tinggi dalam masa beberapa saat sahaja:
Menjana draf cadangan kertas kerja yang lengkap merangkumi Pengenalan, Objektif SMART, Anggaran Belanjawan, Tentatif Program, dan Justifikasi Impak mengikut piawaian format rasmi POLIMAS.
Membantu penyelaras program menyediakan laporan penilaian selepas program selesai, merangkumi analisis kekuatan/kelemahan (SWOT), cabaran pelaksanaan, dan cadangan penambahbaikan untuk rekod ULPL.
Dokumen yang dijana boleh disunting secara langsung, dimuat turun ke format Microsoft Word (.docx) sedia diedit, atau dicetak terus ke format PDF rasmi institusi.
Pengguna boleh menekan ikon penjana pintar untuk melengkapkan objektif program, justifikasi bajet, dan sinopsis secara automatik semasa mengisi borang permohonan baru.
Sistem e-Track menguatkuasakan prinsip Jejak Audit Kekal (*Immutable Audit Trail*). Setiap tindakan pegawai direkodkan secara automatik ke dalam pangkalan data bersama cap masa tepat (saat), nama pegawai, dan jabatan. Rekod jejak audit ini tidak boleh dipadam atau diubah suai bagi mematuhi piawaian audit kualiti ISO 9001:2015:
| Tarikh & Masa | Peringkat | Pegawai Terlibat | Tindakan & Catatan Sistem |
|---|---|---|---|
| 28/08/2026 09:15 AM | Jabatan | Ts. Mohamad Shaufi bin Kambaruddin | Kertas kerja dihantar untuk semakan ULPL. |
| 28/08/2026 02:40 PM | Unit ULPL | Aida Yusnizan Binti Mohd Yusof | Format dokumen disahkan teratur & disokong. |
| 29/08/2026 11:20 AM | Kewangan | Nurul Nadiatul Shamimi Binti Rusli | Syor peruntukan OS42000 diluluskan RM 3,500. |
| 30/08/2026 10:05 AM | Pengarah | Nurul Huda binti Yahya | DILULUSKAN sepenuhnya tanpa pindaan. |